マイナンバーに係る安全管理措置の取り扱い

マイナンバーの利用範囲は、現在の法律では、社会保障、税、災害対策に限定されていますので、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。

マイナンバーの制限

マイナンバーの利用範囲は、現在の法律では、社会保障、税、災害対策に限定されていますので、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がある場合に限り、本人などにマイナンバーの提供を求めることが可能です。
また、法律で限定的に認められた場合を除き、マイナンバーの提供を求めることはできません。
例えば、給与の源泉徴収事務の場合、従業員は社会保障及び税に関する手続書類の作成事務実施者として、扶養控除等申告書に扶養親族のマイナンバー、自己のマイナンバーを記載して、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務実施者である事業者に提出します。
この場合、扶養親族から従業員へ、従業員から事業者へ、事業者から税務署へ、マイナンバーが提供されることになります。
提供を求める時期は、当該事務の発生時点が原則ですが、契約の締結時など、当該事務の発生が予想できた時点で求めることは可能と解されます。
収集に関しても、法律で限定的に認められた場合を除き、特定個人情報を収集できません。
例えば、他人のマイナンバーをメモすること、プリントアウトすること、コピーを取ることは「収集」に当たります。
一方、マイナンバーの提示を受けただけでは「収集」には当たりません。

マインバーの保管について

マイナンバーをその内容に含む個人情報である特定個人情報は、法律で限定的に明記された場合を除き、保管してはならないとされており、法律で限定的に明記された事務を行う必要がある場合に限り、保管し続けることができます。
また、マイナンバーが記載された書類等のうち所管法令によって一定期間保存が義務付けられているものは、その期間保管することとなります。
例えば、雇用契約等の継続的な関係にある場合に、従業員等から提供を受けたマイナンバーを給与の源泉徴収事務、健康保険・厚生年金保険届出事務等のために翌年度以降も継続的に利用する必要が認められることから、特定個人情報を継続的に保管できると解されます。
一方、法律で限定的に明記された場合を除き、特定個人情報を収集又は保管することはできないため、社会保障及び税に関する手続書類の作成事務を行う必要がなくなった場合で、所管法令で定められた保存期間を経過した場合、マイナンバーをできるだけ速やかに廃棄又は削除しなければなりません。
なお、マイナンバーの部分を復元できない程度にマスキング又は削除した上で他の情報の保管を継続することは可能です。
このように、マイナンバーの保管（廃棄）には制限があり、廃棄又は削除を前提として、紙の書類であれば廃棄が容易になるように年限別に管理することなどや、システムであれば、不要となったマイナンバーを削除するための仕組みを構築することなどが望ましいと考えられます。

マイナンバーのガイドライン

マイナンバーについては、「個人情報の追跡・突合が行われ、個人情報が外部に漏えいするのではないか」「他人のマイナンバーを用いた成りすましにより財産的な被害を負うのではないか」といった様々な懸念が示されてきたところであるため、マイナンバー制度では、特定個人情報の適正な取扱いを確保するため、各種の保護措置が設けられています。

こうした保護措置やその解釈について、特定個人情報保護委員会により、具体例を用いて分かりやすく解説したガイドラインが策定され、実務の現場で適正に取り扱われるための具体的な指針が示されています。

マイナンバー関連資料

• 特定個人情報保護委員会（外部リンク）
• デジタル庁（外部リンク）